Der ultimative Guide: Wie Sie erfolgreich ein Fotoshooting in Ihrem Unternehmen planen

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Wenn Sie ein Fotoshooting in Ihrem Betrieb planen, dann gibt es einfach ein paar Dinge, die Ihnen der Fotograf oder die Fotografin nicht abnehmen kann. Und zwar, die interne Planung und Kommunikation mit Ihrem Team. Was es hierbei zu beachten gibt und welche Fehler Sie vermeiden können erfahren Sie in diesem Blogpost. Am Ende des Artikels stelle ich Ihnen eine praktische Checkliste als PDF zum Download zur Verfügung, damit Sie sich das wichtigste nochmal in Kürze ansehen können.

Lesezeit: ca. 50 Minuten

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Disclaimer: In diesem Artikel geht es um jegliche Form von Fotoshootings in einem Unternehmen. Egal ob Sie ein Mitarbeiter-Portraitshooting planen, oder die Räumlichkeiten oder Abläufe in Ihrem Unternehmen fotografieren wollen, sobald mehrere Menschen eines Unternehmens beteiligt oder betroffen sind, entstehen neue Herausforderungen. Das ist natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und muss selbstverständlich nicht überall zutreffen, jedoch ist es wichtig diese Punkte einmal angesprochen zu haben, damit es zu keinen bösen Überraschungen oder Enttäuschungen kommt. Nun wünsche ich Ihnen viel Vergnügen beim Lesen und Planen! 

Planung, Motivation, Vision & Ideen

Warum Sie die Planung nicht nur Ihrem Fotografen überlassen sollten

Sie haben viel zu tun in Ihrem Job und sie wissen, dass ein Fotoshooting einer gründlichen Planung bedarf. Aber Sie engagieren schließlich, nicht ohne Grund, einen Profi. Professionelle FotografInnen wissen worauf es ankommt und wie man die Dinge perfekt in Szene setzt. Sie verstehen Licht und Schatten, wie man Elemente platziert und Menschen posieren lässt, verwenden professionelles Equipment und wissen auch wie man damit umgeht. Nichtsdestotrotz sind sie keine Hellseher und können nicht erahnen, was in den Köpfen Ihrer Kunden vorgeht. Sie müssen also auch Zeit einplanen um Ihren Fotografen oder Ihre Fotografin ordentlich zu briefen, damit Sie auch wirklich die Fotos erhalten, die Sie sich wünschen.

Investieren Sie Zeit in eine ausführliche Vorbesprechung

Falls Sie sich schon einen Fotografen oder eine Fotografin ausgewählt haben, dann haben Sie Ihre Auswahl vermutlich aufgrund der Portfolio Arbeiten gewählt, welche die FotografInnen auf Ihren Websites zeigen. Ihnen gefällt der Fotografie Stil und die authentische Bearbeitung und Sie wünschen sich genau diese Art von Bildern auch für Ihr Unternehmen. Damit Sie wirklich die Fotos bekommen die Sie sich erhoffen, lege ich Ihnen wärmstens ans Herz sich nochmal intensiv damit auseinanderzusetzen welche Fotos Sie benötigen und welches Ziel Sie damit verfolgen.

Ihr Fotograf oder Ihre Fotografin wird Sie sicherlich in jeder Hinsicht beraten, Ihnen Ideen liefern und wichtigen Input geben. Jedoch ist es für uns FotografInnen auch enorm wichtig, die Wünsche und Bedürfnisse unserer Kunden gut zu kennen, um die passenden Fotos für sie produzieren zu können. Das soll nun absolut nicht heißen, dass wir faul sind und uns die Planungsarbeit ersparen wollen! Die Erfahrung zeigt einfach: Je genauer man im Vorhinein plant, bespricht und abstimmt, desto Erfolg versprechender verläuft ein Fotoshooting.

Meine Empfehlung: Treffen Sie Ihren Fotografen oder Ihre Fotografin für ein gründliches Vorgespräch, persönlich oder virtuell. Kommunizieren Sie Ihre Wünsche und Vorstellungen und erzählen Sie Wissenswertes über Ihr Unternehmen und was Ihr Unternehmen besonders macht. Das Ziel dieses Gesprächs soll sein, dass beide Parteien “on the same page” sind, also die selben Vorstellungen haben. So hat auch der Fotograf oder die Fotografin die Chance Ihr Unternehmen noch besser kennen zu lernen.

Vision & Motivation

Überlegen Sie sich welche Fotos sie wirklich benötigen

“Wir brauchen neue Fotos.” Diesen Satz höre ich sehr oft und mich interessiert vor allem das WARUM. Manche Kunden erzählen mir, sie hätten keine schönen Bilder, die sie gerne verwenden, andere klagen darüber, dass Ihre Fotos veraltet sind und Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte nicht mehr widerspiegeln. Und manchmal braucht es einfach nur neuen Content um mal wieder für frischen Wind auf den Social Media Plattformen oder der Website zu sorgen. Die Gründe für neue Fotos sind vielseitig aber wichtig ist, dass Sie sich damit auseinandersetzen, was Ihnen wirklich wichtig ist.

Nehmen Sie sich kurz die Zeit und beantworten für sich folgende Fragen:

• Was ist der Sinn und Zweck der neuen Bilder?

• Welche Ziele werden verfolgt? (Das können auch mehrere Ziele sein!)

• Wo sollen die neuen Fotos gezeigt werden? (Website, Social Media, Print Materialien)

• Was soll das Konzept Ihres Fotoshootings sein? (Prozesse und Abläufe zeigen, Mitarbeiter bei der Arbeit, Produktfotos etc.)

• Welches Image und welche Werte wollen Sie vermitteln?

• Welche Art von Content wird benötigt und auch wie viel?

Es geht hier nicht darum, auf alle Fragen eine perfekte Antwort zu haben, sondern eher darum sich Gedanken zu machen und sich vorab zu überlegen was Ihnen wichtig ist. Falls Sie keine Antworten auf diese Fragen haben, dann lassen Sie sich von Ihrem Fotografen oder Ihrer Fotografin dahin gehend beraten. Ihr Fotograf/Ihre Fotografin wird Ihnen helfen diese Fragen zu beantworten und einen roten Faden zu finden, um letztendlich ein konkretes Konzept für Sie zu erstellen. Sie können mit einem Fotoshooting natürlich auch mehrere Bedürfnisse abdecken. Wichtig ist nur, dass Sie diese Bedürfnisse nicht erst am Shootingtag kommunizieren, sondern schon bei der Vorbereitung, sodass der Fotograf/die Fotografin die Planung und das Shooting-Konzept danach ausrichten kann.

Finden Sie heraus was Ihnen gefällt und was nicht

Überlegen Sie sich auch was Ihnen gut gefällt und was Ihnen nicht gut gefällt und was Sie keinesfalls haben möchten. Es gibt einige Methoden die einem helfen dies herauszufinden.

• Machen Sie sich Notizen und bringen Sie Ihre Ideen zu Papier. Versuchen Sie nach einem kreativen Brainstorming, Ihre Ideen und Wünsche zu sortieren und konkreter auszuformulieren. Je mehr und genauere Informationen Ihr Fotograf oder Ihre Fotografin hat, desto besser kann er oder sie nach Ihren Wünschen arbeiten und so die gewünschten Ergebnisse erzielen.

• Nutzen Sie praktische Tools wie Pinterest um sich inspirieren zu lassen. Es ist eine großartige Möglichkeit um Ideen zu finden und diese übersichtlich zu sortieren. Sie können dort digitale Pinnwände erstellen und auch mit anderen teilen. Denn gerade wenn es um die Fotografie geht, ist es wichtig auch anhand von Stimmungsbildern zu veranschaulichen, was einem konkret vorschwebt. Wenn Sie sich “moderne Bilder mit gesättigten Farben” wünschen, dann kann bei Ihrem Gegenüber ein ganz anderes Bild im Kopf entsteht, als sie vor Augen haben.

• Achten Sie in der nächsten Zeit auch aktiver auf Ihr eigenes Medienkonsumverhalten. Wo bleibt Ihr Blick hängen? Warum spricht Sie das eine Bild an und ein anderes nicht? Speichern Sie sich positive Beispiele als Screenshot ab oder markieren Sie Seiten mit digitalen Lesezeichen.

• Schauen Sie mal wie es Ihre Konkurrenten machen. Es geht hier nicht darum jemanden etwas nachzumachen, sie sollen schließlich authentisch und individuell bleiben. Aber wenn Sie sehen, was Ihnen gut gefällt und vor allem auch, was Ihnen NICHT gut gefällt, dann bekommen Sie selbst ein viel besseres Bild und können Ihre Vorstellungen präziser ausdrücken und das Shooting effizienter planen.

  Am Ende des Artikels finden Sie übrigens eine praktische Checkliste, die Sie bei der Planung Ihres Unternehmens-Fotoshootings unterstützt.

Erstellen Sie ein konkretes Konzept

Das Konzept wird entweder von Ihrem Fotografen oder Ihrer Fotografin verfasst oder von Ihnen. Das können Sie natürlich selbst entscheiden, wie Sie das am liebsten handhaben. In den meisten Fällen werden sowieso Informationen bzw. Notizen von beiden Seiten ausgetauscht, um am Ende ein einheitliches Konzept zu erstellen.

Das klingt vielleicht jetzt nach extra viel Arbeit, aber glauben Sie mir, so ein gut durchdachtes Konzept wird Ihnen sehr viel Arbeit oder sogar Ärgernis ersparen. Außerdem muss es sich nicht um einen seitenlangen Roman handeln. Oft reichen ein paar Zeilen per Mail um die wichtigsten Eckpunkte nochmal beiderseits abzustimmen und zu checken, ob man auf dem selben Nenner ist. Das alles kommt natürlich auch auf das Ausmaß des Fotoshootings an. Je aufwändiger ein Fotoshooting ist, desto detaillierter sollte das Konzept sein.

Das Ziel eines gelungenen Konzepts ist, dass man alle wichtigen Informationen rund um das Shooting nochmal übersichtlich und kompakt zusammenfasst. Aber nicht nur die Eckdaten wie Datum, Uhrzeit, Ortsangabe, sondern auch Sinn und Zweck, Motive, Stimmung, Farbgebung oder Ziel der Fotoproduktion, sollten in dem Konzept behandelt werden. Darin können auch Beispielbilder enthalten sein, oder Do’s and Don’ts.

Ich persönlich gehe folgendermaßen vor:

1. Zuerst findet das Vorgespräch mit dem Kunden statt. Hier kann ich als Fotografin schon viele nützliche Informationen sammeln und notieren, die dann in die Planung mit einfließen. Ich bekomme ein gutes Gefühl dafür, was der Kunde mit den Fotos vermitteln möchte und was besonders wichtig ist.

2. Nach der Besprechung fasse ich meine Notizen übersichtlich zusammen und füge auch noch meine Gedanken hinzu.

3. Danach übermittle ich meinem Kunden die Notizen und er oder sie kann prüfen ob ich alles richtig verstanden habe und wir auf dem selben Nenner sind. Falls nötig, passe ich meine Notizen an und lasse das Feedback miteinfließen.

4. Nun wird das finale Konzept genauer ausgearbeitet und formuliert.

Am Ende ist durch die Abstimmung zwischen KundIn und FotografIn ein einheitliches Konzept entstanden, auf welches man sich in der Produktion beziehen kann und welches auch intern weitergeleitet werden kann.

Shotlist: Welche Bilder keinesfalls fehlen dürfen

Auch die Shotlist ist ein wesentlicher Teil der Vorbereitung. Diese fertigt meistens der Fotograf oder die Fotografin an. Ich hatte aber auch schon KundInnen, die mir eine fertige Shotlist zur Verfügung gestellt haben. Das ist natürlich individuell, aber ich erzähle Ihnen an dieser Stelle trotzdem gerne, wie das Ganze ablauft und warum diese Liste so wichtig ist.

Die Shotlist dient in erster Linie als Anhaltspunkt, sie beinhaltet alle Motive, die fotografiert werden sollen. Man sollte sich also vorher Gedanken machen, welche Fotos keinesfalls fehlen dürfen. Ich persönlich, handhabe es folgendermaßen: Nachdem ich mit meinem Kunden das Konzept besprochen habe, kann ich mir einen guten Überblick über die benötigten Bilder verschaffen. Die KundInnen geben mir oft noch wertvollen Input und teilen mir Ihre Wünsche oder Ideen mit. Daraus erarbeite ich dann eine Liste mit den zu fotografierenden Motiven. Meine KundInnen können anhand der Liste erkennen ob wir am selben Nenner sind, ob noch etwas fehlt oder etwas weggelassen werden kann. Die Shotlist dient auch dazu, am Tag des Fotoshootings kein Motiv zu vergessen und eine praktische Checkliste zur Übersicht dabei zu haben.

Ich schreibe meine Shotlisten immer so genau wie möglich und lasse aber auch gerne Raum für spontane Kreativität. Wichtig ist nur, dass man am Ende nichts Wesentliches vergisst. Ich bin ein Fan von guter Planung und überlege mir schon im Vorhinein wie die Bilder eingesetzt werden sollen. Wird zum Beispiel ein besonderes Bild für einen Herobanner oder den Header Ihrer Homepage benötigt, dann kann man das vorher schon sehr gut planen.

Mir ist außerdem auch ein guter Mix aus Nahaufnahmen und Großaufnahmen wichtig. Wenn ich beispielsweise ein Restaurant fotografiere und die Räumlichkeiten in Großaufnahme zeige, fotografiere ich immer auch stimmungsvolle Details, wie Dekoration, einen liebevoll gedeckten Tisch oder die Weinselektion. Diese Stimmungsbilder erzeugen ein Gefühl von Einklang & Harmonie und können so eine zusammenhängende Geschichte erzählen und zum Beispiel Ihre Website persönlicher, vertrauter und ästhetischer gestalten. Diese Eckpunkte notiere ich immer in meinen Shotlisten und weise auch immer darauf hin, dass sowohl Querformat als auch Hochformat Bilde produziert werden, die man in den unterschiedlichen Medien vielseitig einsetzen kann.

Kommunikation!

Nicht jeder findet Fotoshootings so toll wie Sie und ich

Sie haben nun die Idee gefasst, der Fotograf oder die Fotografin ist gebrieft und das Konzept wird entwickelt. Nun wird es Zeit sich an die praktische Umsetzung zu wagen und auch Ihre KollegInnen über Ihr Vorhaben zu informieren.

Ich habe schlechte Neuigkeiten für Sie: Nicht jeder hat Spaß an einem Fotoshooting und einige KollegInnen werden sich sogar regelrecht daran stören. Die gute Nachricht: Sie können sich darauf vorbereiten.

Auch wenn Sie mit voller Motivation und Leidenschaft Ihr perfektes Shooting planen, und sich immens darauf freuen, wird nicht jeder Ihrer Kollegen und Kolleginnen Ihre Freude teilen. Vor allem in größeren Betrieben, oder wenn das Daily Business beeinflusst wird, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich Leute finden, die so ein Fotoshooting gar nicht begrüßen. Einige KollegInnen werden sich vielleicht einfach nur über den Dresscode lustig machen, andere jedoch, werden sich möglicherweise sogar querstellen.

Warum erzähle ich Ihnen das? Schlechte Stimmung kann ansteckend sein, und auf das gesamte Projekt einwirken. Gerade der Typ Mensch, der seinem Ärger gerne Ausdruck verleiht, neigt leider auch oft dazu andere beeinflussen zu wollen. Wir schenken negativem Feedback oft viel mehr Aufmerksamkeit als Positivem und lassen uns durch unsere Mitmenschen lenken. Das kann im schlechtesten Fall sogar auf das ganze Team übergehen.

Wie Sie auf negative Reaktionen reagieren sollten

Wichtig für Sie als ProjektmanagerIn ist, dass SIE wissen, dass es zu diesen Situationen kommen kann und darauf vorbereitet sind. Wie Sie intern mit negativem Feedback umgehen kann ich Ihnen natürlich nicht sagen, aber ich kann Ihnen ans Herz legen, proaktiv auf diese Leute zuzugehen, und mit ihnen zu sprechen:

• Ignorieren Sie die negativen Stimmen keinesfalls! Respektieren Sie Ihre Kollegen trotz der Meinungsverschiedenheiten. Diese Herausforderung ist auch eine gute Chance um zu lernen.

• Reflektieren Sie und denken Sie darüber nach, ob Sie in Ihrer Planung vielleicht etwas übersehen haben und gestehen Sie sich etwaige Fehler auch vor Ihren KollegInnen ein.

• Hören Sie genau zu, was Ihr Kollege oder Ihre Kollegin zu sagen hat. Meistens stecken hinter all dem Ärger gut begründete Sorgen. Ist die Abteilung beispielsweise unterbesetzt und die Mitarbeiter stehen unter enormen Leistungsdruck, so ist es plötzlich viel nachvollziehbarer warum die KollegInnen so negativ auf die zusätzliche “Belastung” reagieren.

Finden Sie raus, was die Probleme sind und seien Sie offen für einen Kompromiss. Besprechen Sie auftretende Konflikte, in Bezug auf ein geplantes Fotoshooting, auch mit Ihrem Fotografen oder Ihrer Fotografin. So können Sie gemeinsam an einer Lösung arbeiten.

Bleiben Sie realistisch, offen und transparent

Wir neigen dazu Dinge zu beschwichtigen, sobald wir merken, dass unser Gegenüber anders reagiert, als wir es uns vorgestellt haben. Wenn wir unserem Team nun eröffnen, dass ein Fotoshooting im Unternehmen stattfinden wird und das Team nicht besonders erfreut darüber ist, dann sagt man als Projektverantwortlicher gerne Dinge wie: “Es wird eh nicht so lange dauern.” oder “Man sieht euch in den Fotos nur verschwommen im Hintergrund.”, um den Gegenwind abzufangen. Das Problem dabei ist, dass diese Aussagen meistens nicht der Wahrheit entsprechen und weitere Konflikte dann schon vorprogrammiert sind.

Vertrauen Sie in die Expertenmeinung

Wenn Sie also ein Fotoshooting planen, ist die beste Strategie realistisch und transparent zu bleiben. Hören Sie auf den Fotografen oder die Fotografin und vertrauen Sie in seine oder ihre Expertenmeinung und Erfahrung. Es ist, für uns FotografInnen, Gang und Gäbe lieber etwas mehr Zeit einzuplanen als gedacht. Wenn wir schneller sind als erwartet, ist das super. Wenn wir aber länger brauchen als gedacht, führt das nur zu Problemen. Kommunizieren Sie klipp und klar wie lange das Shooting dauern wird, wo es stattfinden wird, wer und was fotografiert wird und wo die Fotos zu sehen sein werden. Was das Einverständnis der Mitarbeiter betrifft, werde ich zu einem späteren Zeitpunkt genauer erläutern.

Verbreiten Sie kein Halbwissen und nehmen Sie sich Zeit für die Beantwortung von auftretenden Fragen

Wenn Ihnen Fragen gestellt werden, bei denen Sie sich nicht sicher sind, erfinden Sie bitte keine Antwort oder schlussfolgern Sie nicht voreilig, nur damit Sie etwas gesagt haben aus der Angst heraus “dumm” dazustehen, weil Sie keine Antwort parat haben. Geben Sie stattdessen Ihren Mitarbeitern zu verstehen, dass sie die gestellten Fragen abklären müssen, bevor Sie eine zufriedenstellende Antwort geben können. Notieren Sie sich die Fragen und halten Sie Rücksprache mit dem Fotografen oder der Fotografin. Geben Sie bitte nur die Informationen weiter bei denen Sie sich wirklich sicher sind bzw. die auch wirklich mit allen Parteien abgeklärt sind.

Das ganze geht übrigens auch in die andere Richtung. Versprechen Sie Ihrem Fotografen oder Ihrer Fotografin nichts was sie nicht halten können, wenn es beispielsweise darum geht wieviel Zeit ihm oder ihr zur Verfügung steht, welche Räumlichkeiten verwendet werden können oder welche MitarbeiterInnen mitwirken werden. Klären Sie alles genau ab, reden Sie nichts schön und bleiben Sie realistisch.

Nicht jeder möchte fotografiert werden

Nicht jeder möchte fotografiert werden und im Internet oder auf Flyern zu sehen sein und das gilt es zu akzeptieren. Wenn sich ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin partout nicht fotografieren lassen möchte, müssen Sie diese Entscheidung respektieren.

Versuchen Sie bitte nicht diese Person zu überreden, bei Ihrem Shooting mitzuwirken. Wenn jemand gegen seinen Willen vor der Kamera stehen muss, entsteht dabei meistens nichts Gutes. Die Stimmung ist schlecht, man fühlt sich unter Druck gesetzt, es wird genörgelt und alle sind unzufrieden. Tun Sie sich also selbst einen Gefallen und suchen Sie nach einer anderen Lösung. Finden Sie eine Person, die gerne bei Ihrem Fotoshooting mitwirkt, Spaß und auch ausreichend Zeit mitbringt. Das sorgt für eine entspannte Atmosphäre und tolle Fotos.

Unterscheiden Sie zwischen ermutigen und überreden wollen

Es gibt aber natürlich auch Situationen, in denen Sie Ihre KollegInnen ermutigen können. Wenn es nämlich darum geht, Portraitfotos Ihrer Mitarbeiter anfertigen zu lassen und einige Ihrer KollegInnen diesbezüglich noch unsicher sind. Denn viele Menschen trauen sich aufgrund von Unsicherheiten nicht vor die Kamera, obwohl sie eigentlich Lust dazu hätten. Die Scham oder die schlechten Erinnerungen an den Schulfotografen überwiegen jedoch. Wenn Sie merken, dass jemand einfach nur unsicher ist, können Sie versuchen dieser Person gut zuzureden und ihre Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen. Es macht auch einen großen Unterschied wie und wo die Fotos veröffentlicht werden. Werden die Portraitbilder auf der Website zu sehen sein, oder werden sie nur für interne Zwecke benötigt. Seien Sie ehrlich und gerne auch motivierend aber respektieren Sie letztendlich die Entscheidung Ihrer KollegInnen.

Das Team: Models, Statisten & Co

Zusammenarbeit mit Models oder mit den eigenen MitarbeiterInnen

Es liegt nahe, die eigenen MitarbeiterInnen für Imagebilder des Unternehmens in Betracht zu ziehen. Das ist vor allen Dingen praktisch, denn sie sind bereits vor Ort, kennen die Abläufe, wissen, wie sie sich zu verhalten haben und sind besonders authentisch. In der Realität ist das Ganze jedoch leider nicht immer so leicht umzusetzen, wie bereits im vorherigen Absatz genauer beschrieben wurde. Ihre MitarbeiterInnen haben möglicherweise keine Zeit, keine Ressourcen, keine Lust und Motivation oder sind sogar sehr ungeduldig und unkooperativ.

Falls keiner Ihrer KollegInnen mitwirken kann oder möchte, müssen Sie also jemanden finden, der für das Fotoshooting wirklich voll und ganz zur Verfügung steht und ebenso daran interessiert ist, die besten Ergebnisse zu erzielen. Es besteht die Möglichkeit firmenexterne Personen als Darsteller und Models zu engagieren.

Professionelle Models

Die Zusammenarbeit mit professionellen Models bringt viele Vorteile mit sich. Einerseits kann man ein gewisses Maß an Professionalität, Posingsicherheit und Durchhaltevermögen erwarten. Andererseits kommen Sie nicht in die unangenehme Situation, falls ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt aber weiterhin auf den Werbeflächen zu sehen ist. Das klingt zwar hart, aber es ist nun mal so. Das Ganze hat aber natürlich seinen Preis und der Aufwand, die Rahmenbedingungen und die Gagen variieren stark, je nach Agentur oder Model. Ein Model muss möglicherweise auch erst in die Arbeit eingewiesen werden. Je nach Tätigkeit muss man auch auf wichtige Details achten, zum Beispiel wie ein bestimmtes Werkzeug gehalten wird oder richtig serviert wird. Meine Empfehlung ist, falls möglich, einen Mitarbeiter zu ernennen, der zu Rate gezogen werden kann und bestenfalls für die Zeit des Shootings zur Verfügung steht. Dieser Mitarbeiter kann auftretende Fragen beantworten und etwaige Fehler berichtigen.

TFP Models

Eine weitere Möglichkeit, ist die Zusammenarbeit mit “TFP-Models”. TFP steht für “Time for pictures”. Darunter versteht man, dass das Model zur Verfügung steht und im Gegenzug die Bilder für die eigene Sedcard verwenden darf. Diese Variante ist sehr beliebt bei Amateuren die sich erst im Aufbau ihres Portfolios befinden. Als Modelanfänger bekommt man so die Chance bei einem Fotoshooting dabei sein zu dürfen und tolle Fotos zu erhalten. Und die Fotografen profitieren davon, keine Gage an die Models zahlen zu müssen. Setzen Sie auf jeden Fall einen Vertrag (Model Release) auf, um die Rahmenbedingungen und Nutzungsbedingungen abzusichern. Sie können TFP-Models übrigens, vor allem in den gleichnamigen Facebook Gruppen finden.

Freunde & Bekannte

Eine andere Lösung besteht darin im Bekanntenkreis nachzufragen. Hier ist jedoch besonders wichtig, dass diese Person in keinen Interessenkonflikt gerät, falls sie für ein konkurrierendes Unternehmen in der Gegend arbeitet. Ihre Bekannten sollten also vorher also mit dem eigenen Arbeitgeber abklären, ob ein Problem bestehen könnte, wenn sie bei einem Fotoshooting Ihres Unternehmens mitwirken und außerdem sollte man sich auch über die Zuverdienstgrenze informieren. Auch wenn es sich um einen Bekannten handelt, dem Sie vertrauen, ist es wichtig klare Rahmenbedingungen zu definieren und diese auch vertraglich festzuhalten.

Dresscode

Legen Sie einen Dresscode fest

Definieren Sie einen Dresscode und kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern genau was erwünscht ist und was nicht. Sollen Ihre Mitarbeiter im Business Casual Look, Semi Formal oder lieber in hochoffiziellen Business Kleidung zum Fotoshooting Termin erscheinen? Egal für welchen Dresscode Sie sich entscheiden, Sie MÜSSEN Ihren Mitarbeitern auch darüber Bescheid geben und auf jeden Fall in schriftlicher Form. Bestimmen Sie dafür Richtlinien und definieren Sie diese so genau wie möglich:

• Dresscode (Business Casual, Business hochoffiziell, Day Informal, etc.)

• Farbschema (Welche Farben sind erlaubt? Welche Farben sind unerwünscht?)

• Kleidungsstücke (Auf welche Kleidungstücke sollte man verzichten? Und was ist gern gesehen?)

• Muster, Stoffe, Schnitte (Sind z.B. karierte Hemden erwünscht oder sollte man lieber die Finger davon lassen?)

• Do’s & Don’ts: Fassen Sie die wichtigsten Kriterien nochmal zusammen.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern je einen Outfitvorschlag für Damen sowie für Herren und senden Sie gerne auch ein Beispielbild mit. Je genauer desto besser.
Ein Dresscode hilft auch Ihren MitarbeiterInnen dabei, ein paar Anhaltspunkte zu haben und nicht ganz so verloren da zu stehen. Ein Fotoshooting ist, für die meisten Personen, ohnehin eine Ausnahmesituation. Wenn Ihre KollegInnen wissen, was erwünscht ist und was nicht, werden sie ihre Outfitwahl viel selbstsicherer treffen und sich wohler mit Ihrer Entscheidung fühlen.

Das Thema Outfitwahl ist jedoch so umfassend, dass es auf jeden Fall einen eigenen Blogartikel bedarf, um es angemessen ausführlich zu behandeln. Was es bei der Outfitwahl alles zu beachten gibt und wie Sie auch dieses Thema erfolgreich planen, erfahren Sie in diesem Blogartikel über die Vorbereitung auf ein Portraitfotoshooting.

Zeit & Ort

Finden Sie einen geeigneten Ort und bestimmen Sie einen passenden Zeitpunkt

Für ein Mitarbeiter-Portraitfotoshooting ist es besonders wichtig, einen geeigneten Platz zu finden an dem das Shooting ungestört stattfinden kann. Der Fotograf oder die Fotografin wird Ihnen mitteilen wieviel Platz er oder sie benötigt. Idealerweise findet vor dem Shooting eine Begehung der Location statt. Stellen Sie sicher, dass der Raum zum gewünschten Zeitpunkt tatsächlich frei sein wird und nicht überraschenderweise belegt wird. Falls Sie eine Raumänderung durchführen, sollten Sie dies unbedingt dem Fotografen/der Fotografin mitteilen. Die Portraitfotografie ist eine sehr intime und ungewohnte Situation. Damit der Fotograf oder die Fotografin tolle Ergebnisse erzielen kann, sollten sich auch nicht zu viele Leute in diesem Raum befinden bzw. sichergestellt sein, dass die zu fotografierende Person vor fremden Blicken geschützt ist, sodass es zu keiner unangenehmen Situation kommt.

Informieren Sie die betroffenen Abteilungen rechtzeitig

Sollte es sich um Imagefotos handeln, die Abläufe, Prozesse, Maschinen oder Geräte zeigen, sprechen Sie bitte gründlich mit der betroffenen Abteilung über Ihr Vorhaben. Und zwar nicht erst einen Tag davor. Ein Fotoshooting ist natürlich eine Ausnahmesituation, trotzdem soll es für Ihre MitarbeiterInnen keine riesige Belastung darstellen. Steht zu dem gewünschten Zeitpunkt genug Platz zur Verfügung? Gibt es genug Personal? Kollidiert das Shooting mit den Stoßzeiten? Sprechen Sie mit den Abteilungsleitern über das Shooting, sie werden ziemlich wahrscheinlich mit etwaigen Problematiken konfrontiert und können diese dann gemeinsam angehen und lösen.

Lassen Sie sich auch auf Kompromisse ein

Wenn Sie bei der Besprechung feststellen, dass die Abteilung jedoch besonders negativ auf den geplanten Shootingtermin reagiert, weil beispielsweise Personal- oder Platzmangel herrscht, dann sprechen Sie bitte rechtzeitig mit Ihrem Fotografen darüber. Es wird sich sicher ein besserer Zeitpunkt finden, sodass das Shooting erfolgversprechender stattfinden kann. Beachten Sie jedoch, dass dies seitens des Fotografen oder der Fotografin auch zu Komplikationen führen kann, da ein anderer Termin vielleicht schon besetzt ist oder eine kurzfristige Planänderung auch mit Stornierungskosten einhergeht.

Machen Sie Ihren KollegInnen keine falschen Hoffnungen

Bitte achten Sie auch hier wieder darauf realistisch zu bleiben und Ihren MitarbeiteInnen nicht falsche Hoffnungen zu machen. Kommunizieren Sie bitte klipp und klar, wieviel Platz und Zeit WIRKLICH benötigt werden und beschönigen oder relativieren Sie das ganze nicht um Ihre KollegInnen “zu beruhigen”.

Vermeiden Sie relativierende Beschreibungen oder Wahrscheinlichkeiten wie zum Beispiel:

• “Wir werden nicht so viel Platz brauchen.”

• “Es wird schon nicht so lange dauern.”

• “Es dauert wahrscheinlich bloß 10 Minuten.”

Machen Sie stattdessen konkrete Angaben wie zum Beispiel:

• “Der Fotograf bittet euch darum 2 Stunden verbindlich einzuplanen.”

• “Wir benötigen für das Fotoshooting einen Platz der nur uns fix zur Verfügung steht, wo wir ungestört arbeiten können und wo wir auch keinen Mitarbeiter an der Arbeit behindern.”

• “Wir werden uns von 10 -11 Uhr in diesem Raum aufhalten um Fotos anzufertigen. Bitte bleibt in dieser Zeit gelassen. Danach könnt ihr hier wieder ungestört arbeiten.”

Relativierende Aussagen, wie “Es wird ein bisschen dauern”, können schließlich unterschiedlich interpretiert werden. Wenn Sie von ihren KollegInnen gefragt werden wie lange etwas dauern wird und Ihr erster Impuls ist es eine Schätzung abzugeben, dann bitte ich Sie jetzt schon, das nicht zu tun. Teilen Sie Ihren KollegInnen mit, dass Sie sich zuerst erkundigen müssen und Rücksprache mit dem Fotografen/der Fotografin halten müssen, anstatt eine womöglich falsche Angabe aus dem Stegreif zu nennen. Das erspart Ihnen die Enttäuschung, wenn Sie Ihren Kollegen später sagen müssen, dass es doch länger dauern wird. Spoiler Alert: Es dauert immer länger als man denkt.

Planen Sie einen Zeitpuffer mit ein

Durch konkrete Zeit und Ortsangaben können im Vorhinein Missverständnisse aus dem Weg geräumt werden. Es bringt wirklich keinem etwas, wenn die MitarbeiterInnen verärgert sind, dass das Shooting doch viel mehr Zeit oder Platz in Anspruch nimmt, als Ihnen vermittelt wurde. Es kann natürlich immer sein, dass unvorhersehbare Ereignisse passieren, deshalb ist es wichtig auch einen Puffer mit einzuplanen. Mal gibt es einen technischen Defekt, ein anderes Mal fällt ein Glas zu Boden, zerbricht in Tausend Stücke und muss erst gründlich aufgewischt werden, bevor wieder in Ruhe weiter gearbeitet werden kann. Glauben Sie mir, diese Dinge passieren genau dann, wenn man nicht genug Zeit eingeplant hat.

Koordination mit den Abteilungen und den KollegInnen

Stellen Sie sich einmal vor: Wir befinden uns bereits in der Zukunft. Das Fotoshooting bei dem Sie sich so viel Mühe gegeben hat, hat schon stattgefunden. Die Fotos sind super geworden und sie zeigen Sie nun stolz Ihrem Team. Da sagt plötzlich Ihr Kollege aus der Werkstatt, schulterzuckend: “Ja, ist eh ein schönes Foto, aber man kann es halt leider nicht verwenden, mit der alten Maschine da im Hintergrund …”. Ihnen fällt die Kinnlade runter. Die alte Maschine, auf die der Kollege verweist hätte nicht auf dem Foto drauf sein sollen? “Wieso hat er denn nichts gesagt?!”, fragen Sie sich.

Ich sage es Ihnen knallhart: Nicht der Kollege hätte Sie darauf hinweisen sollen, sondern Sie hätten nachfragen sollen. Aber zum Glück befinden wir uns in der Gegenwart, und Ihr Fotoshooting liegt noch in der Zukunft und sie haben noch genug Zeit um sich ausreichend zu informieren und Einfluss zu nehmen.

Wie wir zu Beginn schon besprochen haben, interessiert sich leider nicht jeder so sehr für die Planung Ihres Fotoshootings wie Sie und ich. Viele Ihrer Kollegen werden “mitmachen” weil sie es eben “müssen”, aber sie werden sich gewiss “keinen Haxn ausreißen”, wenn Sie wissen was ich meine. Es muss natürlich nicht so sein, aber ich weiß, dass es in vielen Unternehmen nun mal so ist. Jeder versucht seinen Job so gut wie möglich zu machen und alles was damit nichts zu tun hat, wird als unnötiger, zusätzlicher Klotz am Bein empfunden.

Stellen Sie Ihre KollegInnen nicht vor vollendete Tatsachen

“Zu viele Köche verderben den Brei.”, sagt man doch so schön. Wenn es aber um die Planung eines Fotoshootings in Ihrem Unternehmen geht, dann kann ich Ihnen wärmstens empfehlen, Ihre KollegInnen und die Abteilungen ein wenig, in Ihre Planung mit einzubeziehen und gelegentlich auch nach Feedback und Hintergrundinformationen zu fragen. Damit meine ich keinesfalls, dass alle Ihre Kollegen jedes Detail absegnen müssen und bei allen Meetings und Phasen der Vorbereitung beteiligt sein müssen. Das wäre viel zu nervenaufreibend, kompliziert und zeitaufwändig. Ich meine damit, dass Sie Ihre KollegInnen nicht nur vor vollendete Tatsachen stellen sollen.

Durch die Absprache mit den verschiedenen Abteilungen werden oft Dinge beleuchtet und angesprochen, die man selbst nicht bedacht hätte und die nur die zuständigen KollegInnen in den Abteilungen wissen können. Das kann zum Beispiel die Sauberkeit, oder etwaige Gegenstände, Möbel und Arbeitsutensilien betreffen. Gibt es zum Beispiel Maschinen die nicht gezeigt werden sollen, oder wird das Besteck in Ihrem Restaurant bald durch Neues ersetzt und die Serviceleitung hat Ihnen noch nichts davon erzählt? Sie können diese Dinge nur erfahren und Einfluss darauf nehmen, wenn Sie gezielt im Vorhinein nach solche Dingen fragen:

• Welche Ecken dürfen gezeigt werden und welche sind nicht so präsentabel?

• Wird die Location zuvor noch gründlich gereinigt? (inkl. Fenster putzen und allem was dazu gehört)

• Was darf gezeigt werden und was nicht?

• Wird eventuell in naher Zukunft ein Gegenstand/Maschine etc. ersetzt?

Falls ein Gegenstand, eine Maschine, ein Möbelstück oder was auch immer, in naher Zukunft ersetzt werden wird, so ist es auf jeden Fall eine Überlegung wert den Shootingtermin zu verschieben. Sprechen Sie mit Ihrem Fotografen oder Ihrer Fotografin darüber.

Durch eine gute Absprache und eine gemeinsame Begehung der Abteilung können Sie viel eher sicherstellen, dass beim Shooting wirklich nur das fotografiert wird, was auch wirklich gezeigt werden soll. Sie können damit vermeiden, dass im Nachhinein die Fotos abgelehnt werden. Erinnern wir uns nur mal an die Geschichte mit dem Kollegen und der alten Maschine. Kommunizieren Sie alle wichtigen Infos unbedingt auch mit Ihrem Fotografen oder Ihrer Fotografin, damit dieser/diese auch genau weiß, was abgelichtet werden darf und was nicht.

Der zeitliche Ablauf am Shootingtag

Der Termin für Ihr Mitarbeiter-Shooting steht fest. Sie haben bereits alles geplant, was es zu planen gibt. Nun fehlt nur noch eine Zeiteinteilung. Wer soll wann zum Shooting drankommen? Und woher wissen die einzelnen Personen wann sie an der Reihe sind? Wie kommuniziert man die Termine? Fragen über Fragen und es gibt keine Pauschalantwort. Jedes Unternehmen ist anders strukturiert, deswegen rate ich Ihnen sich mit Ihrem Fotografen abzustimmen und sich individuell beraten zu lassen. Ist es möglich nach Abteilung vorzugehen, oder lieber doch alphabetisch nach Namen sortiert? Wie geht man bei Schichtbetrieb am besten vor? Es gibt verschiedene Einteilungsmöglichkeiten. Wichtig ist, dass die Zeiteinteilung für Ihr Unternehmen praktisch umsetzbar ist.

Holen Sie sich Unterstützung

Falls Sie am Shootingtag selbst nicht immer zur Verfügung stehen können, suchen Sie sich einen Assistenten oder eine Assistentin. Bestimmen Sie eine Person, die Sie am Shootingtag bei der zeitlichen Umsetzung organisatorisch unterstützen kann. Diese Person ist dann beispielsweise dafür verantwortlich den Zeitablauf zu gewährleisten und sich darum zu kümmern, dass jeder pünktlich zum Shootingtermin erscheint. So entstehen keine zu großen Wartezeiten und Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben auch eine Ansprechperson.

Fragen Sie nach einer Zeiteinschätzung

Der Fotograf/Die Fotografin wird Ihnen mitteilen können wie viel Zeit tatsächlich für ein Motiv benötigt wird. Bitten Sie um eine realistische Einschätzung. Für Imagebilder des Unternehmens muss ohnehin individuell geplant werden. Hier kommt es natürlich auch auf verschiedene Faktoren drauf an: Wie sieht das Setting aus? Muss nochmal aufgeräumt oder umgestellt werden? Muss die Szene zusätzlich beleuchtet werden. Auch hier gilt ausreichend Zeit einzuplanen, um in Ruhe arbeiten zu können. Hektik und Zeitdruck wirken sich meist nicht besonders positiv auf die Qualität der Bilder aus.

Für Mitarbeiterportraits plane ich persönlich gerne 15 Minuten pro Person. Das mag für einige erst mal nach viel Zeit klingen. Es wird Personen geben die innerhalb von 2 Minuten fertig sind und ihr perfektes Foto haben. Aber es gibt auch Personen, die einfach mehr Zeit benötigen um sich vor der Kamera einzufinden. Am Ende des Tages gleicht es sich dann aber wieder aus. Es ist auf jeden Fall gut einen ungefähren Richtwert zu haben, aber sich auch zeitliche Grenzen zu setzen.

Und falls Sie trotzdem der Meinung sind “Das muss doch auch schneller gehen”. Ja, natürlich kann es auch schneller gehen, aber erwarten Sie dann bitte nicht das selbe Qualität.

Zusätzliche Tipps

Vermeiden Sie, dass jemand hungrig wird

Zu guter Letzt kommt mein ultimativer Tipp damit Ihr Fotoshooting wirklich ein voller Erfolg wird: Vermeiden Sie, dass jemand hungrig wird! Was vielleicht lustig klingen mag, ist eine Sache, die leider sehr oft unterschätzt wird. Gerade wenn viel und lange gearbeitet wird, bleibt keine Zeit um etwas zu essen oder zu trinken. Das senkt mit der Zeit nicht nur das Energielevel, die Konzentration und das Durchhaltevermögen, sondern auch vor allem die Stimmung.

Glauben Sie mir, wenn ich Ihnen sage, dass es wirklich nicht besonders viel Spaß macht mit hungrigen Menschen zu arbeiten und zu versuchen tolle Fotos zu schießen.

Planen Sie also auch mal Zeit für Essenspausen ein und stellen Sie ein paar Snacks zur Verfügung oder auch ein gutes Mittagessen, wenn das Shooting den ganzen Tag lang dauert. Auch Wasserflaschen und/oder Säfte sollten unbedingt bereit stehen und ein Kaffee zwischendurch sorgt auch für gute Laune. Sollte das Shooting besonders lange dauern oder sogar bis spät in die Nacht gehen, freut sich der ein oder andere sicher auch über einen Energy Drink.

Bei kürzeren Produktionen ist der ganze Aufwand natürlich oft nicht nötig, es ist aber eine nette Aufmerksamkeit und ein Zeichen der Wertschätzung, wenn man trotzdem ein paar Snacks anbietet.

Visagisten

Für gewisse Produktionen kann es sinnvoll sein einen Visagisten mit ins Boot zu holen. Besprechen Sie das am besten mit Ihrem Fotografen oder Ihrer Fotografin.

Mehr Details und Tipps zur Outfitplanung und Vorbereitung auf ein Portraitshooting finden Sie hier in diesem Blogartikel.

Sonstige Besorgungen

Gibt es etwas Zusätzliches was Sie noch für das Fotoshooting vorbereiten müssen oder mitnehmen sollen? Zum Beispiel gebrandete Kugelschreiber oder neue, frische T-Shirts mit dem Firmenlogo drauf? Denken Sie gut nach und notieren Sie diese Dinge, damit Sie auch wirklich nichts vergessen.

Es ist immer besser etwas dabeizuhaben, was man nicht braucht, als etwas zu brauchen was man nicht dabei hat ;-) Ich habe bei jedem Shoot einen Steamer dabei, ein tragbares Bügeleisen und auch wenn ich es nicht immer brauche, hat es schon so manche zerknitterte Kleidung oder Bettwäsche gerettet. Außerdem sorgt das Gerät immer für einen guten Lacher.

Abschließende Schritte

Was die firmeninterne Mail beinhalten sollte

Sie haben mit den Abteilungen gesprochen, das Konzept steht und ihr Fotograf oder Ihre Fotografin hat den Termin fix bestätigt. Nun müssen Sie nur noch Ihren MitarbeiterInnen alle nötigen Informationen zukommen lassen. Ihre Mitarbeiter wollen natürlich auch wissen, wofür die Fotos verwendet werden und wo diese zu sehen sein werden.

1. Was ist der Zweck des Fotoshootings? (z.B.: Neue Fotos für die Website)

2. Wo werden die Fotos veröffentlicht und was passiert mit den Bildern?

3. Datum, Location und Dauer des Fotoshootings

4. Dresscode & Kleidervorschriften

5. Wer sind die Ansprechpersonen?

6. Muss man sich fotografieren lassen und habe ich ein Mitspracherecht?

7. Wann werden die Fotos fertig sein und wie kommt man zu den fertigen Bildern?

8. Dürfen die Bilder auch für private Zwecke verwendet werden?

CHECKLISTE

Ich wünsche Ihnen ein gutes Gelingen und viel Erfolg bei Ihrem Vorhaben. Wenn Sie sich diesen Leitfaden zu Herzen nehmen, dann kann nicht mehr viel schief gehen ;-)

Wie versprochen finden Sie hier, eine praktische Checkliste mit den wichtigsten Informationen und Anhaltspunkten und ausreichend Platz für Ihre eigenen Notizen: